Las 40 horas semanales de trabajo parecen llegar a su fin: progresivamente se irán reduciendo las jornadas hasta llegar a las 37,5 horas semanales de trabajo máximas permitidas en 2025. Se trata de una medida que, para muchos, parece ser un paso más hacia las semanas laborales de 4 días, hecho que comporta un gran número de ventajas para el bienestar y la conciliación laboral y familiar de los trabajadores. Sin embargo, el Ministerio de Trabajo no se fía del todo de cómo puedan aplicar esto las empresas, por lo que ha planteado la posibilidad de que Inspección de Trabajo tenga la posibilidad de acceder a los registros horarios y de que las sanciones ya no sean por empresa, sino por trabajador.

Según Marcelo Dos Reis, Director General del Grupo SPEC, compañía experta en el ámbito de la gestión horaria y el control de accesos, “este cambio en el tipo de sanción significa que cada infracción en el registro de la jornada laboral de un trabajador será evaluada y sancionada individualmente, multiplicando potencialmente las sanciones para aquellas empresas que no cumplan con la normativa de forma sistemática”.

Esta medida busca incentivar un control más riguroso y personalizado de las horas trabajadas, asegurando así el cumplimiento efectivo de la nueva jornada laboral de 37,5 horas semanales.” A día de hoy, las compañías sólo reciben sanciones por empresa y las multas a las que se pueden enfrentar por incumplir la normativa de control horario “oscilan entre los 626€ y los 6.250€”, apunta Marcelo Dos Reis. No obstante, “es posible que estas medidas se endurezcan más con tal de evitar el fraude y garantizar que los trabajadores no hagan más horas de las que les corresponde”.  En este sentido, según la Inspección de Trabajo las multas podrían oscilar entre los 1.000€ y los 10.000€, teniendo en cuenta las correspondientes multiplicaciones por cada infracción.

Para velar por unas jornadas laborales que no sobrepasen lo que indica la ley, es imprescindible que “las empresas apuesten por sistemas de control horario transparentes, seguros y que faciliten a las instituciones públicas u otras figuras como abogados hacer una revisión de los registros de jornada cuando sea necesario y con el principal propósito de garantizar que los derechos de los trabajadores se están cumpliendo”, explica Marcelo Dos Reis.

¿Qué características deben tener los softwares para que el control horario se haga de una forma efectiva?

Un control horario estricto, transparente y accesible requiere de tecnologías precisas que cumplan con los siguientes requisitos:

• Que esté digitalizado: los controles horarios llevados a cabo en papel y boli están permitidos, pero son fácilmente manipulables, por lo que expertos del sector reclaman sistemas de control con tecnologías avanzadas que permiten un registro exacto y difícilmente manipulable de las horas de entrada y salida de los empleados, garantizando la transparencia y precisión requerida por la nueva regulación.

• Que sea accesible: la idea del Ministerio de Trabajo es poder comprobar en cualquier momento las horas que están realizando los trabajadores, por lo que los sistemas deberán de contar con interfaces de usuario intuitivas y acceso en tiempo real a los datos de jornada laboral. Esto no solo facilitará la supervisión por parte de las autoridades laborales, sino que también permitirá a los trabajadores y sus representantes verificar de manera sencilla y transparente sus registros horarios para que cumplan con este requisito.

• Que sea seguro y fácil para los trabajadores: para evitar el fraude y que los trabajadores sean los que marquen el total de horas trabajadas, es crucial que los sistemas implementen medidas de seguridad avanzadas, como el registro de la ubicación en tiempo real y sistemas de verificación de identidad. Además, deben ofrecer una experiencia de usuario sencilla para que los trabajadores puedan registrar fácilmente su jornada laboral sin dificultades técnicas. Además, puede coordinarse también con otras gestiones como las vacaciones o horas extras u otros permisos.

En este momento de cambio hacia jornadas laborales más cortas y equitativas, es fundamental que las empresas se preparen adecuadamente. Adoptar sistemas de control horario avanzados y en conformidad con las nuevas regulaciones no solo es un requisito legal, sino también una inversión en la satisfacción y productividad de los trabajadores. Grupo SPEC está comprometido en ofrecer soluciones que faciliten este tránsito hacia una nueva era laboral, asegurando que todas las partes interesadas, desde empleados hasta gerentes y autoridades reguladoras, tengan las herramientas necesarias para adaptarse con éxito a estos cambios

Desde el Grupo SPEC recomiendan a las empresas que se asesoren y pidan ayuda con tal de disponer de las herramientas necesarias para llevar a cabo el control horario de la forma más práctica posible, evitando el fraude y sobre todo, “permitiendo a los empleados que trabajen las horas permitidas”, concluye Marcelo.