En España es habitual que los empleados utilicen su propio dinero para abonar gastos de empresa. El 80% lo hace como mínimo una vez al mes. Esta situación está creando malestar en muchas plantillas ya que, además de generar estrés, afecta a la situación económica de muchos trabajadores. El 45% tiene que esperar más de una semana para recuperar su dinero.
Según una encuesta elaborada por Pleo, la solución para simplificar y digitalizar la gestión de gastos corporativos, ya sea por miedo o por vergüenza, muchos empleados no reportan estos gastos a la empresa. El 80% reconoce que no ha presentado ciertas facturas por temor a que se perciba el gasto como demasiado pequeño. Y otro 70% lo ha evitado por el pudor que siente al solicitar este reembolso.
En otros casos, el motivo es el proceso de gestión de gastos dictado por la empresa. En muchas ocasiones es ineficiente, poco ágil o complejo, lo que conlleva a que muchos empleados prescindan de reportar un gasto de trabajo. De media, los empleados pierden 93€ al año por esta razón. Por ejemplo, un empleado que trabaje desde los 24 a los 65 años acabará perdiendo más de 3.800 euros durante su vida laboral. Además, en la mayoría de las ocasiones se les exige presentar cierta documentación (tickets o recibos), que no siempre se encuentra a mano. Casi la mitad de los empleados no ha podido recuperar su dinero por haber perdido el justificante de pago.
Sea por el motivo que sea, la realidad es que los trabajadores están perdiendo parte de sus ingresos por asumir gastos que corresponden a su empresa y no reportarlos. El 75% de los empleados reconoce que es así, y casi el 60% apunta que en alguna ocasión el haber asumido gastos de empresa le ha impedido poder afrontar una obligación financiera (como el pago de una factura o la compra de comida).
Teléfono, transporte y material para el teletrabajo: lo que no nos sentimos cómodos para reportar a la empresa
Por último, otra de las razones detrás de que los empleados estén asumiendo gastos laborales que quizá no le corresponden es la falta de claridad sobre quién debe costearlos. Mientras que el 45% de empleados se siente cómodo en solicitar a su empresa el reembolso de los gastos de un viaje de trabajo, la postura cambia con facturas relacionadas con el trabajo a remoto, el uso de transporte público o actividades de desarrollo profesional. La mayoría de los españoles que teletrabaja no se siente cómodo solicitando a su empresa el pago de la factura de la luz (75%), de Internet (69%), de teléfono (65%) ni de material para el teletrabajo (74%). Tampoco quienes utilizan transporte público para acudir a reuniones (64%) ni quienes asisten a formaciones o eventos para mejorar sus habilidades profesionales (64%).
“Los gastos de empresa forman parte del día a día de muchos empleados, pero esto no debe suponer en ningún caso una pérdida de su poder adquisitivo. Todos los trabajadores tienen que estar al tanto de la política de gastos de su compañía, conocer aquellos costes de los que están exentos y tener herramientas corporativas para hacerles frente o, en su defecto, para recuperar el dinero adelantado de manera rápida”, explica Álvaro Dexeus, responsable para el sur de Europa de Pleo.
Por su parte, las empresas deben trabajar en establecer procesos de gestión de gastos bien definidos y eficaces. De esta manera, no solo evitarán el malestar entre las plantillas sino que también adquirirán una visión total y precisa sobre todos los gastos del negocio.