El 10% de las empresas europeas gestiona sus nóminas de forma interna e independiente, a través de sus propios especialistas y software. Por el contrario, el 7% externaliza completamente el proceso de nóminas, mientras que la opción más común es una gestión híbrida entre profesionales internos y proveedores externos. En Europa, más del 80% de las empresas (83%) optan por externalizar una parte y gestionar otra internamente. Por lo que respecta a España, la tendencia es similar, pero llama la atención que el porcentaje de empresas que externalizan todo el proceso es el doble respecto a Europa. Un 11% de las empresas gestiona todo lo relacionado con nóminas de forma interna, un 74% de forma mixta y un 15% de forma externa. Así lo revela un nuevo estudio realizado por SD Worx, el principal proveedor europeo de servicios de RRHH, que ha entrevistado a más de 5.000 empresas de 18 países europeos.

En el estudio también se ha analizado el grado de satisfacción de los empresarios respecto al procesamiento de nóminas dentro de sus compañías. El 71% de los empresarios europeos están satisfechos con el procesamiento general, y lo mismo ocurre en España con un 78%. Sin embargo, las compañías siguen enfrentándose a varios retos, como la rapidez y la eficacia del procesamiento de las nóminas.

Un dato que llama la atención de las conclusiones del estudio es que un 46% de las empresas afirman participar activamente en las tareas y subprocesos relacionados con las nóminas. En particular, Rumanía (59%), Eslovenia (57%) y Croacia (54%) asumen una parte bastante importante de la gestión y el procesamiento de las nóminas. En el caso de España, solo lo hacen un 40,5%, por lo que se situa por debajo de la media europea.

En general, son sobre todo las empresas muy pequeñas o muy grandes las que están muy implicadas en las nóminas. Para las empresas europeas con más de 2.500 empleados, es el 55%, para las que cuentan con 500-999 empleados es el 50%, por último, para las más pequeñas, de uno a nueve empleados, es el 49%. Si analizamos los datos obtenidos respecto a empresas españolas, la situación es ligeramente distinta: son las empresas muy grandes las que más involucradas están. Para las empresas con más de 2.500 empleados es un 70,2%, para las que cuentan con 500-999 empleados es un 53,2%, y para las más pequeñas (1 a 9 empleados) un 39%.

El software propio, el favorito entre las empresas europeas pero no en España

Tres de cada diez empresas europeas (32%) utilizan un software propio para el procesamiento y la administración de las nóminas. No siempre se trata de software especializado, y las empresas más pequeñas, en particular, utilizan aplicaciones como Excel, por ejemplo, como base para procesar ellas mismas los cálculos de nóminas. En España, esta opción no es la más popular ya que solo un 29% de las empresas la utilizan.

Aproximadamente un 23% de las compañías en Europa utiliza una solución de nóminas alojada por el proveedor en la nube (modelo SaaS) frente a un 26% de las españolas, mientras que un 26% en Europa dispone de software externo de nóminas que funciona en sus propios servidores o en la nube privada, frente a un 18% en España. Vemos como para las empresas españolas el modelo SaaS es una opción más extendida. Por último, el 20% de las empresas en Europa no utiliza software de nóminas propio, sino que lo subcontrata completamente a un tercero. En el caso de las españolas, es un 26%, siendo esta opción es otra de las más populares.

De media, el 37% de las empresas que externalizan sus nóminas (parcialmente o no) recurren a contables o expertos financieros, sobre todo en países de Europa del Este como Serbia (51%), Polonia, Rumanía y Eslovenia (los tres con un 44%), pero también, por ejemplo, en Alemania (47%). En este sentido, España se encuentra más distanciada de estos países con un 32%.

Además, el 27% de las empresas europeas, sobre todo las medianas y algo más grandes, recurren a la ayuda de un proveedor de servicios especializados en nóminas. Para las empresas españolas solo es un 19%, una cifra bastante por debajo de la media europea.

Siete de cada diez están satisfechos con la gestión de las nóminas en la empresa

En Europa, cada vez son menos las empresas que tienen problemas con la gestión de sus nóminas. En 2021, el 19% seguía teniendo problemas, mientras que en 2024 se ha reducido al 11%. En la actualidad, los aspectos que más preocupan a los responsables europeos son la rapidez y la eficiencia del procesamiento de las nóminas (41 %), la precisión del procesamiento (40 %) y mantener bajo control los costes relacionados con estas (38 %). En concreto, esto incluye todos los costes relacionados con el procesamiento de las nóminas, como los costes de externalización, los expertos internos, el software y similares. Además, el cumplimiento de una legislación en constante cambio es una preocupación constante para las empresas (36%).

Sin embargo, para las empresas españolas las prioridades son distintas. Por ejemplo, el cumplimiento de la legislación encabezaría el ranking con un 43%, seguido por la precisión del procesamiento de la nómina con un 42%. Por último encontramos la rapidez y la eficiencia del procesamiento de estas y la seguridad de los datos que se procesan, con un 37% ambas.

A pesar de los retos, el 71% de los empresarios europeos están contentos con la gestión general de las nóminas. La puntualidad no es un problema ya que el 80% está satisfecho con los timings en los que se pagan los salarios, el 74% con la precisión y la calidad del procesamiento de las nóminas y el 62% con la rapidez con la que se procesan. En el caso de los empresarios españoles, los datos son todavía más esperanzadores. Un 78% de los empresarios europeos están contentos con la gestión general de las nóminas, un 85% con los timings de pago de salario, un 76% con la precisión de la calidad del procesamiento de las nóminas, y un 72% con la con la rapidez con la que se procesan. Respecto a la legislación y la seguridad de los datos, dos de los aspectos que más preocupa a los empresarios españoles, un 81% están satisfechos con la gestión en estas áreas.

Sin embargo, aún hay margen de mejora, y el aumento de la digitalización permitirá optimizar procesos y mejorar cualquier gestión. Con los sistemas de nóminas en tiempo real, por ejemplo, las empresas pueden organizar sus nóminas aún más rápido, mientras que pueden ver cómo afecta los ajustes de última hora de forma inmediata. Cada vez son más las empresas que integran sus procesos de nómina con otros sistemas, como RRHH y contabilidad, lo que favorece la eficiencia operativa.

«Gracias a los continuos esfuerzos en innovación y digitalización, estamos haciendo que el proceso de nómina sea aún más eficiente. La legislación es cada vez más compleja y evoluciona constantemente, se añaden nuevas normas, a veces con carácter retroactivo, tanto a nivel local como europeo. Por tanto, es importante mantenerse alerta. Ayudamos a nuestros clientes locales e internacionales de varias maneras: informándoles, gestionándoles el proceso por completo, organizando cursos de formación en línea o presenciales, y también estando a su disposición personalmente en caso de que tengan alguna duda. No perdemos de vista ese factor humano», afirma Tom Saeys, Director de Operaciones de SD Worx. «Creemos en el equilibrio entre las soluciones automatizadas y la asistencia personal para que nuestros clientes, empresarios y empleadores, puedan disfrutar de un procesamiento de nóminas fluido y preciso».