La competitividad se radicaliza y recrudece a cada día que pasa en un mundo prácticamente globalizado en su totalidad. Para destacar, las empresas apuestan fuerte por participar en eventos corporativos internacionales desde los que ampliar su alcance y conectar con las más variadas audiencias.

El mercado de eventos corporativos crece a un ritmo anual del 10,5%, camino de alcanzar los 1,1 billones de dólares en 2031​. Sin embargo, como cabe suponer, organizar un evento de este tipo, asegurando asistentes de distintos países, conlleva retos adicionales.

Superar estos retos presupone no caer en errores que puedan afectar la imagen de la empresa y la efectividad del mensaje, así que resulta vital conocerlos y saber cómo evitarlos.

Uno de los desafíos más frecuentes es la comunicación multilingüe. En este sentido, se ha observado que el 77% de los organizadores ha notado un aumento constante de asistentes de diferentes idiomas, pero que solo un 33% ofrece interpretación habitual​, señal de que muchas empresas subestiman la barrera idiomática.

Por la razón mencionada, los servicios de interpretación profesionales son tan importantes y, por lo tanto, deben planificarse desde el inicio y no dejarse como un detalle de última hora. Además del idioma, existen otros errores comunes al organizar eventos internacionales. A continuación, se presentan cuáles son los más habituales y cómo prevenirlos.

Error 1: Subestimar la barrera del idioma

Ya se ha comentado brevemente que es un fallo habitual, y es que, aunque la lengua inglesa sea reconocida como el idioma común del planeta Tierra, asumir que todos los asistentes se las arreglarán con una sola lengua es un error grave y bastante común. Incluso si parte del público entiende la lengua principal del evento o el inglés, la falta de servicios de interpretación profesional provocará, con toda seguridad, algunos malentendidos, confusión y pérdida de información esencial. Además, de forma general, los organizadores no confían en personal bilingüe no especializado
para traducir sobre la marcha, agravando el riesgo de una comunicación deficiente.

Cómo evitarlo:

Es importante eliminar este error, para lo que será necesario definir una estrategia multilingüe desde el inicio. Habrá que identificar los idiomas principales de los asistentes y determinar si necesitará traducción de materiales, intérpretes en vivo o ambos.

Se contratarán intérpretes profesionales con experiencia en el sector. Aliarse con un proveedor especializado como, por ejemplo, Seprotec, garantiza calidad en la interpretación y dominio de la terminología técnica.

También será interesante ofrecer presentaciones, documentos y señalética en las lenguas principales de la audiencia. Los asistentes se sentirán más cómodos si acceden a la información en su propio idioma.

Error 2: Ignorar las diferencias culturales y de protocolo

Como es de esperar, todo evento internacional implica interactuar con diversos contextos culturales. Ignorar estas diferencias es otro error común, puesto que lo que es normal en un país puede resultar inapropiado en otro: desde referencias humorísticas que no se entienden fuera de cierto contexto, hasta gestos o formas de saludo que varían según la región.

Así mismo, en estos eventos se tienen que considerar aspectos prácticos, como los horarios de comida, días festivos locales o restricciones dietéticas de cada cultura. Pasar por alto estos factores hará que los participantes no se sientan cómodos e incluso se puede causar una ofensa involuntaria.

Cómo evitarlo:

Será necesario investigar a la audiencia con anticipación. Informarse sobre la procedencia de los participantes, sus festividades, costumbres, dietas y expectativas. Además, es importante valorar si las fechas del evento coinciden o no con feriados importantes en sus países de origen.

También hay que adaptar el protocolo y la ambientación, especialmente si se reciben delegaciones de distintos países. En este sentido, habrá que cuidar detalles como el orden de las banderas, los saludos formales adecuados, un servicio de interpretación simultánea y la señalización multilingüe en el recinto.

Ofrecer sensibilización intercultural a su equipo y ponentes también es importante. Antes del evento, habrá que transmitir a los oradores información sobre la audiencia internacional para evitar referencias poco comprensibles o inapropiadas en sus presentaciones.

Error 3: Descuidar la logística y la tecnología para una audiencia global

En relación a la planificación técnica y logística de un evento internacional, uno de los fallos frecuentes es no haber sido
capaz de adaptar las herramientas ni los horarios al público global. Por ejemplo, programar una conferencia virtual a
las 10:00 (CET) puede excluir a participantes de otras regiones.

Otro error habitual es improvisar la interpretación sin los medios adecuados: intentar traducir sin cabinas insonorizadas, sin un sistema de audio profesional o sin una plataforma en línea apropiada.

Asimismo, en eventos presenciales suele pasarse por alto la necesidad de personal de apoyo multilingüe y de señalización en varios idiomas para orientar a los asistentes extranjeros, traduciéndose rápidamente en problemas técnicos, retrasos en el programa y una experiencia negativa para los participantes internacionales.

Cómo evitarlo

Es fundamental planificar la agenda considerando los husos horarios. Si el público está distribuido globalmente, hay que programar las sesiones clave en horarios alternativos u ofrecer grabaciones para quienes no puedan conectarse en vivo.

Asegurar la infraestructura técnica para la interpretación también es necesario tenerlo en cuenta. Si el evento reúne a participantes de varios idiomas en tiempo real, habrá que utilizar un servicio de interpretación simultánea con el equipo técnico adecuado, y para eventos virtuales o híbridos, apoyar la interpretación con plataformas que ofrezcan canales de audio multilingües.

En eventos presenciales, es obligado contratar un servicio de interpretación presencial con intérpretes in situ y el equipamiento necesario que garantice una comunicación fluida. Asimismo, es recomendable contar con personal de apoyo bilingüe en áreas de registro y atención al participante para asistir a los visitantes internacionales.